Klaverblad Metaal BV: een casus over een bedrijf dat draait, maar blind vaart

Casus, fictief maar gebaseerd op situaties die ik tegenkom.

Waarom een casus

Wat doet een externe controller of CFO op maat nu eigenlijk? Op papier klinkt het abstract: cijfers, sturing, sparren. In de praktijk gaat het over heel concrete vragen. Waarom staat er na een drukke maand zo weinig op de rekening? Welke klanten verdienen echt geld? Is die nieuwe tool zijn geld waard?

Daarom laat ik het zien aan de hand van Klaverblad Metaal BV, een bedrijf dat ik heb samengesteld uit situaties die ik bij bedrijven tegenkom. Je ziet welke rapporten ik opmaak, welke vragen ik stel, hoe een actieplan eruitziet en wat het kan opleveren. Alles is tastbaar: een scorekaart, een budget, een cashprognose.

Ik volg Klaverblad in de volgorde waarin een eerste contact echt verloopt. Je ziet ook wat ik aanbied: een mini-audit als eerste stap en, als het klikt, een jaartraject met vaste dagen per maand ter plaatse. Zo kan je zelf inschatten wat dit voor jouw bedrijf zou betekenen. Dit is het begin.

Een metaalbedrijf dat draait

Klaverblad Metaal BV is een familiebedrijf met ongeveer 26 medewerkers en volle orderboeken. Ze maken plaatwerk, laswerk en machinebouwcomponenten, plus seriewerk, herstellingen en service.

Zaakvoerder is Pieter. Offertes gaan de deur uit in Word en Excel, orders, productie en facturatie lopen in Odoo en de planning leeft in Excel. De boekhouding zit bij een externe boekhouder die zorgt dat alles klopt.

De mensen rond Pieter

Pieter staat er niet alleen voor.

• Sofie zorgt voor de administratie.
• Een accountmanager maakt de offertes.
• Een productieleider zorgt voor de planning van de werkplaats.
• Een externe boekhouder doet de boekhouding en de jaarrekening.

Het telefoontje

Pieter belde me omdat hij voelde dat er iets niet klopte, zonder dat hij kon zeggen wat.

"Ik weet dat het goed gaat, maar soms heb ik het gevoel dat er minder geld binnenkomt dan ik denk dat er zou moeten staan. Ik vaar blind op sommige vlakken en kan de vinger niet op de wonde leggen."

De externe boekhouder is niet het probleem. Die zorgt dat de cijfers kloppen en de aangiftes op tijd zijn. Wat ontbreekt is iemand die vraagt wat die cijfers betekenen. Iemand die mee kan identificeren welke rapportage Pieter kan helpen én mee in vraag kan stellen of alle systemen en tools nog voldoende meerwaarde bieden. Een andere boekhouder zocht Pieter niet. Hij wilde eerst weten waar hij staat, voor hij iets groots beslist.

De mini-audit: zo ga ik te werk

Een mini-audit is een relatief kleine, afgebakende eerste stap. Ik doe een intakegesprek, duik in twee jaar cijfers, loop een dag mee in het bedrijf en schrijf daarna een rapport, met een debrief.

Bij Klaverblad betekende dat: de maandcijfers bekijken, de offertes, de orders in Odoo, de Excel-bestanden van de planning en de manier waarop betalingen worden opgevolgd. En vooral praten met de mensen die het werk doen.

Voor de afspraak

Ik vraag twee jaar cijfers op en lees ze door voor ik iemand ontmoet. Zo weet ik waar ik naar wil kijken, en hoef ik de dag zelf niet te besteden aan cijfers die ik thuis al kan lezen. Vooraf tracht ik ook op sommige posten extra detail te verkrijgen.

De dag zelf

Ik start met een gesprek. Ik wil begrijpen hoe het er vandaag aan toe gaat: wie doet wat, wat werkt en wat frustreert. Dit is geen doorlichting waar je op moet slagen. Het is de basis om samen te bepalen waar we eerst op inzetten.

De vragen die ik stel zijn eenvoudig:

• Hoe zie je vandaag hoe het bedrijf ervoor staat, via welke cijfers en hoe vaak?
• Wie maakt die cijfers klaar, en hoe lang duurt dat na het einde van de maand?
• Werk je met een budget, en vergelijk je dat met wat er echt gebeurt?
• Welke taken kosten veel tijd terwijl ze routine zouden moeten zijn?
• Waarover zou je het liefst sparren?

Daarna loop ik mee en kijk ik hoe het werk echt verloopt, van offerte tot betaling.

Het rapport en de debrief

Na de dag werk ik alles uit in een kort rapport met vier delen: een samenvatting in gewone taal, een scorekaart per domein, een actieplan in volgorde en een schatting van wat het kan opleveren. In de debrief kan Pieter vragen stellen en bepalen we samen wat eerst komt. De mini-audit is verder zonder verplichting. Als het bedrijf er verder geen meerwaarde in ziet, stopt het daar. Al kan het wel de startbasis zijn om vervolgens op regelmatige basis gericht aan de slag te gaan.

Wat een mini-audit niet is

Het is geen controle van de boekhouding en geen oordeel over je bedrijf. Het is een momentopname die richting geeft. Wat je ermee doet bepaal je zelf: soms pak je het zelf op, soms vraag je me om mee te helpen.

Wat de audit liet zien

Klaverblad is een gezond, groeiend bedrijf met een sterk product en loyale klanten. De cijfers zijn er, maar ze komen te laat en zonder vergelijkingspunt. Daarom stuurt Pieter vooral op buikgevoel.

Elk domein krijgt een score van 1 tot 5. Een 1 betekent dat het nauwelijks bestaat, een 5 dat het goed is ingericht en echt gebruikt wordt.

• Rapportering: 2 op 5. Maandcijfers pas na 5 weken, geen vergelijkingspunt.
• Marge en prijszetting: 2 op 5. Geen nacalculatie per order.
• Cash en werkkapitaal: 3 op 5. Cash gezond, klanten betalen gemiddeld na 58 dagen en dat loopt op.
• Budget en prognose: 1 op 5. Geen budget, geen cashprognose.
• Processen en tools: 3 op 5. Odoo is er, maar loopt deels naast Excel.
• Kostenstructuur: 4 op 5. Onder controle, energie blijft een risico.

Elk van die zes is op zich te herstellen. Gevaarlijk is de combinatie: cijfers die 5 weken na de maand klaar zijn, zonder budget om ze mee te vergelijken. Een probleem valt dan pas op als het al een maand oud is.

Het actieplan en wat het kan opleveren

Mijn advies: eerst zicht krijgen, daarna de marge per order verbeteren. Vijf acties, in deze volgorde:

1. Budget opmaken (impact hoog, inspanning middel)
2. Maandrapport met budgetvergelijking (impact hoog, inspanning laag)
3. 13-wekencashprognose (impact hoog, inspanning laag)
4. Nacalculatie per order in Odoo (impact hoog, inspanning middel)
5. Herinneringen voor klantbetalingen (impact middel, inspanning laag)

De snelle winst zit in actie 2 en 3: samen minder dan 3 dagen werk, en Pieter heeft meteen meer rust over de cash.

Geschat effect per jaar, zoals alle cijfers in deze casus illustratief:

• Prijzen bijsturen op basis van nacalculatie (1 tot 1,5 procentpunt marge): 50.000 tot 70.000 euro
• Nieuw energiecontract: 10.000 tot 15.000 euro
• Samen 60.000 tot 85.000 euro extra resultaat
• Minder dubbel werk door Excel naast Odoo: ongeveer 1 dag per week

Dit past in een Finance Friend-traject, met twee dagen per maand ter plaatse.

Wat Pieter hierna doet

Pieter heeft nu een rapport en een actieplan. In het volgende hoofdstuk lees je met welke stappen hij begint.

Herken je Pieters gevoel? Een mini-audit kost 950 euro en levert een rapport zoals dit op. Liever eerst praten? Laat ons gaan lunchen: jij kiest de plek, ik breng een frisse blik mee.

Hoeveel weken na het einde van de maand heb jij de cijfers van die maand?

Klaverblad Metaal BV is een fictief voorbeeld, samengesteld uit situaties die ik tegenkom. Cijfers zijn illustratief.

Jean-Yves Steenhout | Hey Chief!

Externe controller en financieel klankbord voor groeiende KMO's in Vlaanderen, met een hand in systemen, tools en AI.

www.heychief.be